Gestion de cabinet · Avocats, juristes, études
Vos affaires, vos audiences et vos honoraires, enfin réunis au même endroit.
DIGI-ERP Cabinet relie la gestion documentaire, l'agenda judiciaire, le secrétariat et la facturation de votre cabinet. Chaque pièce est classée dans son affaire, chaque délai est surveillé, chaque facture est suivie jusqu'à son encaissement.
- Secret professionnel
- Délais surveillés
- Mobile money
Ce que vivent beaucoup de cabinets
Un savoir-faire juridique solide, une organisation qui ne suit pas toujours.
Un délai qui passe
Un délai d'appel noté sur un agenda papier, une audience renvoyée dont personne n'a reporté la date.
La pièce introuvable
Les conclusions sont sur le poste d'un collaborateur absent, la dernière version dans un courriel.
Des honoraires oubliés
Diligences non facturées, provisions non imputées, impayés relancés trop tard.
Un secret mal protégé
Dossiers partagés sans contrôle : impossible de savoir qui a consulté une pièce sensible.
Fonctionnalités
Un seul outil, du premier rendez-vous à l'encaissement des honoraires.
Le client, l'affaire, les pièces, les audiences, le courrier, les factures et les paiements sont liés : chaque information est saisie une fois et retrouvée partout.
Affaires et clients
Une fiche par affaire : client, parties adverses, juridiction, numéro de rôle, équipe, état d'avancement. Toutes les pièces, audiences, courriers et factures au même endroit.
Gestion documentaire
Conclusions, assignations, contrats, décisions : classement par affaire et par type, versions successives, niveaux de confidentialité, modèles d'actes.
Audiences et délais
Agenda du cabinet, rôle des audiences de la semaine, renvois reportés automatiquement, délais de procédure signalés avant l'échéance.
Secrétariat
Courrier arrivée et départ numéroté, rendez-vous, appels à transmettre : rien ne se perd entre l'accueil et l'avocat.
Facturation
Devis, factures, acomptes et avoirs numérotés, TVA, débours refacturés, PDF à l'en-tête du cabinet, montants en lettres.
Encaissements
Espèces, chèque, virement et mobile money (Orange Money, Moov, Wave…), provisions imputées, reçus, relances des impayés.
Tableau de bord
Chiffre d'affaires, encaissements, impayés, rentabilité par affaire et temps passé : l'Associé voit la santé du cabinet d'un coup d'œil.
Recherche plein texte
Un mot suffit : la plateforme lit le contenu des PDF, Word et Excel, sans tenir compte des accents ni des majuscules.
Validation et archives
Visa et approbation des actes, journal d'audit, archivage et durées de conservation : le cabinet garde la maîtrise de sa mémoire.
L'affaire au centre
Toute l'affaire sur une seule page.
Client, parties adverses, juridiction, numéro de rôle, équipe : la fiche de l'affaire réunit les pièces, les prochaines audiences, les délais, le courrier, les rendez-vous, le temps passé et la situation financière (facturé, encaissé, reste dû).
- Prochaine audience et délais en tête de fiche
- Création d'actes à partir des modèles du cabinet
- Accès réservé à l'équipe de l'affaire
Agenda judiciaire
Le rôle des audiences et les délais, sous les yeux de toute l'équipe.
Audiences, délais de procédure, rendez-vous et rappels dans un même agenda, par mois, par semaine ou sous forme de rôle. Un renvoi crée automatiquement l'audience suivante ; un délai proche de l'échéance est signalé chaque matin.
- Rôle de la semaine imprimable
- Délais en retard signalés en rouge
- Rappels par e-mail aux avocats concernés
Finances
Des honoraires facturés, encaissés et suivis.
Devis, factures d'acompte et de solde, avoirs, débours refacturés : chaque pièce validée est numérotée et archivée en PDF. Les encaissements par mobile money sont enregistrés avec leur référence, et le tableau de bord montre le chiffre d'affaires, les impayés et la rentabilité par affaire.
- Factures inaltérables après validation
- Impayés et relances en un clic
- Exports Excel et PDF pour le comptable
Sécurité
Conçu pour les exigences du secret professionnel.
Secret professionnel respecté
Chaque avocat ne voit que les affaires de son équipe. Les dossiers « Secret » sont réservés à l'équipe de l'affaire et à la direction.
Filigrane nominatif
Chaque page consultée porte le nom de son lecteur, la date et l'heure. Une fuite devient immédiatement traçable.
Journal d'audit complet
Qui a consulté, déposé, modifié, facturé ou encaissé quoi, et quand : tout est enregistré et consultable par l'Administrateur.
Factures inaltérables
Une facture validée reçoit un numéro chronologique et un PDF archivé avec son empreinte : elle ne peut plus être modifiée, seulement annulée par un avoir.
Hébergement au choix
Sur un serveur installé dans vos locaux (Windows) ou sur un serveur privé sécurisé (HTTPS), avec accès à distance maîtrisé pour les avocats en déplacement.
Sauvegardes planifiées
Base de données et documents sauvegardés automatiquement, avec procédure de restauration testée.
Profils
Un accueil adapté à chaque poste du cabinet.
À la connexion, chacun arrive sur un tableau de bord qui lui ressemble : ses chiffres clés, ses actions courantes, ce qu'il a à faire aujourd'hui.
L'Associé gérant
Le pilotage du cabinet, la validation des factures et des actes, une vue sur toutes les affaires.
Les avocats
Leurs affaires, leurs audiences et délais, les pièces, le temps passé et les visas.
Les juristes
Les consultations, contrats et statuts, les modèles d'actes et la recherche.
Le secrétariat
Le courrier, les rendez-vous, les appels et l'agenda de tout le cabinet.
Le comptable
Les factures, les encaissements, les impayés, les dépenses et les rapports.
L'administrateur
Les comptes, les profils, les réglages et le journal d'audit.
Déploiement
De la commande à la mise en service, nous vous accompagnons.
- 1
Étude et paramétrage
Pôles, profils, types de documents, modèles d'actes, identité du cabinet (en-tête, IFU, RCCM, banque, mobile money).
- 2
Installation
Sur un serveur de votre cabinet ou sur un serveur privé en ligne, avec HTTPS et sauvegardes automatiques.
- 3
Reprise de l'existant
Import des clients et des affaires en cours, numérisation des pièces prioritaires.
- 4
Formation
Une séance par profil : chacun repart en sachant faire ce que son poste exige.
- 5
Assistance
Mises à jour, sauvegardes vérifiées et assistance à distance par l'équipe BTIC.
Ce que votre cabinet y gagne
- Aucun délai de procédure oublié
- Une pièce retrouvée en quelques secondes, par un mot de son contenu
- Des diligences facturées et des provisions imputées
- Des impayés suivis et relancés à temps
- Des dossiers sensibles dont chaque lecture est tracée
- Une mémoire du cabinet qui survit au départ d'un collaborateur
Démonstration
Essayez DIGI-ERP dans un cabinet fictif.
La démonstration reproduit le fonctionnement d'un cabinet d'avocats : la « SCPA DÉMO & ASSOCIÉS ». Vous y entrez tour à tour comme Associé gérant, Avocate, Juriste, Secrétaire, Comptable ou Administrateur, avec un parcours guidé pour chaque profil.
- Neuf affaires, plus de cent pièces, audiences, courriers et factures fictifs
- Des actes à approuver, des factures à valider, des paiements à enregistrer
- Un accès personnel valable plusieurs jours
Les données sont remises à zéro chaque nuit. N'y déposez aucun document réel : dans votre cabinet, DIGI-ERP fonctionne sur votre propre serveur.
Questions fréquentes
Ce que l'on nous demande le plus souvent.
Où sont stockés les documents du cabinet ?
Sur votre propre serveur : dans vos locaux, ou sur un serveur privé dédié à votre cabinet. La présente démonstration en ligne ne contient que des documents fictifs.
Peut-on y accéder depuis le Palais ou en déplacement ?
Oui, pour les comptes que vous autorisez : connexion sécurisée, double authentification possible et déconnexion après inactivité. L'accès distant peut aussi être désactivé.
Les factures respectent-elles nos obligations ?
Numérotation chronologique sans rupture, mentions IFU et RCCM, TVA et retenue à la source paramétrables, montants en lettres, PDF archivé et inaltérable après validation.
Gère-t-il le mobile money ?
Oui : chaque encaissement indique le mode (espèces, chèque, virement, mobile money), l'opérateur et la référence de la transaction. Un reçu est édité automatiquement.
Peut-on l'adapter à notre organisation ?
Oui : pôles, profils et droits, types de documents, modèles d'actes, tarifs du catalogue, durées de conservation et identité du cabinet sont paramétrés lors de l'installation.
Combien d'utilisateurs ?
Autant que de collaborateurs. Chacun dispose de son propre compte : c'est ce qui rend le journal d'audit et le filigrane fiables.
Et nos dossiers papier existants ?
Nous organisons avec vous l'import des clients et des affaires en cours, puis la numérisation des pièces prioritaires. Les fichiers PDF, Word, Excel et images sont acceptés.
Quel est le coût ?
Il dépend du nombre de postes, du mode d'hébergement, de la reprise de l'existant et du niveau d'assistance souhaité. Nous établissons une proposition sur devis après un premier échange.
Contact
Parlons de votre cabinet.
DIGI-ERP Cabinet est conçu et déployé par Betsaleel Trading International Corporation (BTIC), société de services informatiques basée à Ouagadougou.